Cách lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách, hồ sơ kế toán là kỹ năng riêng của từng người. Mỗi cách lưu trữ hồ sơ kế toán lại có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để có cách lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp của mình.

Công tác sắp xếp chứng từ gốc

Cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi, hóa đơn bán ra phải có phiếu thu, nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN tạm nộp hàng quý...

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo.

Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT

Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:

- Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;

- Hóa đơn đầu vào kẹp với bảng kê hóa đơn mua vào,

- Liên 3 hóa đơn đầu ra kẹp với bảng kê bán ra

Bộ 2: Các tờ khai thuế khác:

Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài, báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm

Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.

Bộ 3: Cách lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyển như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Chú ý: Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

Bộ 4: Cách lưu trữ chứng từ kế toán thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:

Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:

Sổ quỹ tiền mặt theo tháng: Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)

Trường hợp chứng từ phiếu thu, chi ít thì có thể kẹp cùng với các chứng từ khác như hóa đơn mua vào, bán ra,  bảng lương, đề nghị thanh toán…

Bộ 5: Cách lưu trữ chứng từ kế toán nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho:

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
Trường hợp phiếu nhập, xuất ít có thể kẹp cùng bản gốc các chứng từ liên quan luôn mà ko phải đóng quyển phiếu nhập, xuất.

Bộ 6: Hợp đồng mua vào bán ra

Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

Bộ 7: Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.

Bộ 8: Hồ sơ tài sản cố định

Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.

Bộ 9: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

- Hồ sơ của từng nhân viên;

- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)

- Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương.

- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động

- Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng

Bộ 10: Các hồ sơ khác

Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập xuất khẩu, biên bản đối chieéu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT như 06,08, công văn báo giá…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít.