Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin.

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.

Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNV & N) còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng máy.

Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính.

Trong khi đó, một số doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có các doanh nghiệp chưa biết đến máy vi tính là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của việc sử dụng máy vi tính.

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng máy vi tính thì phạm vi và việc phát huy tính năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạn thảo văn bản hoặc chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻ từng công việc như : quản lý vật tư, quản lý lao động, tiền lương... Do vậy ở các đơn vị này công việc kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công.

Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các DNV & N mới ở bước đầu và gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết bị và về phần mềm.

Thực tế, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp chính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.

Như vậy, đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính sẽ đòi hỏi một phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên đầu tư.

Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ máy kế toán chỉ cần một hoặc tối đa là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không cần đỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia lập trình. Thực tế, doanh nghiệp đó chỉ cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Điều quan trọng là nhân viên kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như : Excel, Quattropro, Lotus. Foxpro, Access.v.v...

Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán cần phải nắm được các yếu tố sau:

- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.

- Phải thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

- Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp.

- Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.

- Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tác giữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong doanh nghiệp.

Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.

Trong tất cả các hình thức sổ kế toán thì riêng hình thức sổ kế toán nhật ký chung là có thể ứng dụng tin học dễ dàng và tiện lợi nhất. Với hình thức sổ kế toán này, trình tự hạch toán khi vận dụng máy vi tính được khái quát như sau :

+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán bao gồm : mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản và mã hóa các đối tượng kế toán.

+ Các chứng từ đã được mã hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu dựa theo chương trình nhập liệu của máy tính. Ở đây cần yêu cầu khi lập trình phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu.

+ Khi cơ sở dữ liệu đã có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng được mã hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời điểm nhập liệu.

+ Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế toán. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và các báo cáo.

Tóm lại, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DNV & N có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp.